ToDoの管理には色んなやり方があると思います。私も複数の方法を取っていまして、紙にメモする、付箋にメモしてパソコンモニタに貼り付けるなどを行っています。

また、パソコンにて行うToDo管理としては「Googleタスク」を利用しています。ブラウザ上で動作するアプリになっていまして登録したテキストデータは当然、ローカルではなくリモート（クラウド）で保存されます。
https://mail.google.com/tasks/canvas
にアクセスすると画面が開きます。このアプリはGoogleアカウントと紐付いていますのでGoogleアカウントを既に利用済みであればすぐに使うことができます。



このToDo管理アプリが非常によくできていまして操作性がとても優れています。私が気に入っているところは下のチェックボックスの前の赤い丸部分にマウスを当てると、ドラッグアンドドロップでタスクを自由自在に上下に動かすことができるところです。


この操作により優先順位が高いタスクを一番上に持っていき、優先順位が低いタスクを下の方へ持っていくことが簡単にできます。
外出時にはスマートフォンからも同様にアクセスできますので思いついたアイデアやToDoを簡単に一元管理することができます。

Gmailでメール作成から、送信までの一連の流れを全てキーボードだけで完結できるとメール作成作業が非常に楽になります。キーボードだけで完結するための流れについてご説明したいと思います。

１．キーボードショートカット「c」で新規メッセージ作成を呼び出す

２．宛先のCcは、Shift + Ctrl + c で入力する

３．宛先のBccは、Shift + Ctrl + b で入力する

４．送信は、Tabで送信までカーソルを持っていってEnterを押すか、あるいはCtrl + Enterで行う。

特に覚えておくとよいのがCcにカーソルを持っていくためのShift + Ctrl + cです。Ccは頻繁に使いますのでこれがショートカット操作できると作業効率が格段に上がります。

Shift + Ctrlを同時押しするキーボードショートカットは他アプリで使うことは、まずないのですがGmailのCcとBccではなぜかこのShift + Ctrlが使われています。CcとBccをたまにしか使わない人はこのShift + Ctrlをすぐに忘れてしまうでしょう。思い出すためのきっかけとしては「滅多に使わないキーボードの組合せ」ということを頭の片隅に置いておくと良いかもしれません。

Gmailには、メールに「スター」を付けることができます。私の場合、すぐには処理できないけれど後で処理しなければならないメールにとりあえず「スター」をつけておき、落ち着いてから処理をするための目印として使用しています。


さて、スターの付いたメールを処理する段になって、スター付きのメールが埋もれてしまった場合どのように探せばよいでしょうか。答えは、Gmailの検索窓から「is:starred」で検索する、です。


この「is:starred」で検索するときのコツは、次の通りです。
１．キーボードショートカットを使って「/」で検索窓にアクセスする

２．「is:starred」をIMEの辞書登録で「すたー」とか「すた」で変換できるようにする

このようにしておくとスター付きのメールが一瞬で表示できるようになります。

gmailは、非常に便利なWebアプリですので皆さんも使ってらっしゃるかと思います。パソコンでgmailを操作するときに覚えておくと便利な操作方法をご紹介します。

gmailにはよく使う操作にはキーボードのショートカットキーが割り当てられていますので、覚えておくと作業効率が上がります。

膨大な数のメールから検索して探すことがよくあると思います。


このメール検索窓にカーソルを当てるときにマウスではなく、キーボードの「/」キーを押下すれば検索窓にカーソルが当たります。これでいちいちマウスに手を伸ばす必要はありません。

ただし、このgmailショートカットを使うには次の設定を行う必要があります。設定画面から「キーボードショートカット」をonにするとキーボードショートカットが有効になります。

Gmailでメールの予約送信機能を利用したい場合には、chromeに「Right Inbox」という拡張機能をインストールすることで可能になります。

使いどころとしては、人それぞれかと思うのですが、私の場合は次の目的で使用することがあります。

１．朝9時くらいに送信して「朝早くから仕事しています」をそれとなく、アピールするため
２．土日や深夜に仕事をしていて、そのときにメールを送信すると「土日深夜も仕事してるんだ。仕事遅そうだけど、大丈夫なのかなあ」と不安に思われないため

と、かなり後ろ向きな目的で利用しています（笑）

実際には上の2つの目的を同時に果たせるように使用することが多いです。土日や深夜に仕事をしてそのときにメールをするのではなく、翌日の9時に送信されるように予約する形です。9時に私から仕事のメールが来ている場合には、それは前日の土日・深夜の仕事かもしれません。

使い方の一例をご紹介します。
「Send Later」を押して、「At a specific time」を選択します。


予約したい日時を入力して、「Schedule」ボタンを押下すれば完了です。

この引っかかりが気になるようであれば、思い切ってFTPクライアントソフトを変えてしまいましょう。私もFFFTPの引っかかりが気になっていましたので変更しました。使用しているソフトは、WinSCPです。


このソフトを使用してからは、ストレスなく、ファイルアップロードができるようになりました！

インターネットバンクを使いますと、通帳の取引明細記録をテキストファイルでエクスポートすることができます。（ゆうちょ銀行はデータエクスポートできませんのでブラウザからコピー＆ペーストの手作業が必要です。）

エクセルマクロを使えば、エクスポートしたデータを弥生会計の仕訳データに変換し、取り込むことができます。銀行ごとに取引明細記録のデータ並び順が異なりますので、Excelマクロは銀行ごと対応したものを作成する必要があります。今回ご紹介するのは、三菱東京UFJ銀行のエクスポートデータに対応した変換マクロです。

銀行データ→弥生会計仕訳の変換マクロ（三菱東京UFJ銀行）

使用手順は次の通りになります。

このマクロは自由に改変していただいて構いません。預金の相手勘定は「未確定勘定」としていますが銀行取引明細データの内容から適切な勘定科目を相手勘定にセットするなどコードを書き換えることも可能です。経理用エクセルマクロのご相談、コンサルティングも随時受け付けております。

弊社のお客様の銀行口座を見ていますと、楽天銀行の利用が増えてきています。楽天銀行は振込手数料が安いということと、無店舗型のインターネットバンクの中では知名度が高く法人用の取引口座として使用しても抵抗感が少ないということが理由かと思います。

楽天銀行の取引明細のCSVダウンロードは、他の銀行に比べて制約が少なくなっています。ダウンロード期間が過去2年間分となっています。明細件数が3,000件を超える場合には表示エラーとなってしまいますので3,000件を超えないよう、表示期間を区切ってデータを取得するようにします。楽天銀行は、インターネット専業の銀行であり通帳が発行されない欠点や国税のダイレクト納付を利用できないという欠点もありますが取引明細ダウンロード機能は優秀です。

http://help.rakuten-bank.co.jp/app/answers/detail/a_id/5155/kw/%E5%85%A5%E5%87%BA%E9%87%91%E6%98%8E%E7%B4%B0

ちなみに、ですが、他のインターネット専業銀行を見てみますと、
ジャパンネット銀行：5年間
住信SBIネット銀行：7年間
の明細ダウンロードが可能となっており、楽天より更に長期間ダウンロードすることが可能になっています。

ゆうちょ銀行についても、三菱東京UFJ、三井住友銀行と同様に前月1日からしか取引明細を見ることができないという難点があります。しかもゆうちょ銀行はCSVでのダウンロード機能が存在していませんのでブラウザに表示された明細をコピー＆ペーストしてデータの入手する必要があり、一手間かかってしまいます。また1日100件以上の取引は、全件表示されず、しかも表示が不完全になる可能性があるという断り書きがあります。このことより大企業ではゆうちょ銀行の取引明細をインポートするのは避けた方が無難かと思います。


前月1日からの分しか見ることができないというのは利用者の立場からすれば、利用者のためを考えた機能ではないと思います。銀行側からして、過去の明細を表示させることにどんな不都合があるのか想像つきませんが利用者の立場に立った改善を行って頂きたいと私なんかは思ってしまいます。ちなみにみずほ銀行も同様の制約があります。


なぜか各銀行、示し合わせたかのような制約です。

インターネットバンクが普及してくれたおかげで、会計事務所ではインターネットバンクからダウンロードできる取引明細（CSVテキスト）を会計ソフトの仕訳形式に変換して会計ソフトにインポートすることが簡単にできるようになりました。

ところが、インターネットバンクのシステム的な制約により、取引明細が思い通りに取れないこともありますので注意が必要です。

三菱東京UFJ銀行、三井住友銀行は、前月の1日以降からしか取引明細を見ることができず、それによりCSVダウンロードも前月の1日以降からしか取得できないということになります。過去の取引明細もまとめて作業を行う場合であっても昔の明細はダウンロードできなくなってしまいますので、毎月忘れずにCSV取引明細をダウンロードしておく必要があります。

いまや書類をPDF化するドキュメントスキャナといえばScanSnapが筆頭として挙がるわけですが、昔のScanSnapと比較すると現行のScanSnapの作業効率は格段に上がっています。

ScanSnapにはいくつかのラインナップがありますが、ハイエンドではなく、最も典型的なモデルについてご紹介します。

過去モデル：S1500（2012年11月29日販売終了）

こちらは読み取り速度が20枚／分でした。


現行モデル：iX500

この現行モデルは読み取り速度が25枚／分でして、S1500と比較して25％も読み取り速度が向上しています。

たったの25％の向上、と思われる方もいらっしゃるかもしれませんがビジネスにおいて時間短縮はすなわち利益の源泉になりますので特に、ビジネスでScanSnapを使用されている方については古いモデルではなく最新のScanSnapを利用することを強くお勧めします。長く使っていますと読み取り速度の向上は作業の速さに直接つながります。

そしてさらに、最も進化したのが「検索可能なPDF」（テキスト検索できるPDF）を作成する際の速度向上です。S1500のときは、たとえば10枚の紙を検索可能なPDFにした場合に、10枚の紙の読み込みが完了した後にテキスト化する処理が始まっていました。ところがiX500では10枚の紙の読み込みが完了したと同時に、テキスト化する処理も完了されているようになりました。iX500はS1500と比較して検索可能なPDF化処理は、完了するまでの時間が単純に半分となったと思います。

ScanSnapで常に検索可能なPDFを作成されている方にとってはiX500は非常にありがたい製品です。

ScanSnapでのファイル名の整形は先日の記事でご紹介しましたが、他のスキャナでPDF化した場合でも少し応用すればどんな形式でも対応可能です。Canonの複合機で紙をPDF化しますと、ファイル名が

20150217104846

のように、YYYYMMDDhhmmssの形式となります。

これを20150217104846.pdf→2015.02.17.pdfの形式に整形したい場合には、正規表現で

([0-9]{4})([0-9]{2})([0-9]{2})([0-9]{6})
で検索して、
$1\.$2\.$3 で置換してあげれば実現できます。

先日の記事で、Flexible Renamerで正規表現を使ってファイル名の整形方法をご紹介しました。正規表現とは、通常の検索とは違って、「ある範囲内で一致している文字を検索したい（取り出したい）」というニーズに応えることができる検索方法です。

ScanSnapのファイル名、「2015年03月10日03時45分15秒.pdf」の場合ですと、年月日の「2015」「03」「10」の数値だけを検索して取り出したいわけですので、次の正規表現を作成します。

([0-9]{4})年([0-9]{2})月([0-9]{2})日([0-9]{2})時([0-9]{2})分([0-9]{2})秒

[0-9]は、半角数字の0から9の範囲という意味になります。
{4}は、[0-9]が4回繰り返し登場した場合という意味になります。

そうすると、[0-9]{4}は、0000～9999が登場した場合に、この検索条件と一致し、取り出すことができるということになります。年月日は、0～9の数値しか登場しませんので、[0-9]{4}か、[0-9]{2}の正規表現を使うことで検索＆取り出しを行うことができます。ちなみに [0-9]{4}は、[0-9][0-9][0-9][0-9]と表現しても同一の意味になります。

検索して一致した数値を取り出す（再利用する）ときに使用する正規表現が()です。年月日の前の正規表現は、()で囲まれています。この()部分内の情報を再利用できます。
$が、検索して一致した情報を取り出す正規表現です。$の後ろに、何番目に一致したものであるかの番号を付けます。今回の例でいくと$1、$2、$3になります。$1、$2、$3の間に挟まれている\.は、ピリオドを付けるという意味です。「.」は、正規表現で範囲を示す特別な文字列ですので「.」そのものを文字列として使いたい場合には、「\.」にするルールになっています。

このようにしてFlexible Renamerにおいて、検索と置換を行えば好みのファイル名に整形することができるようになります。

ScanSnapという紙をPDF化する機械がありますが、このScanSnapでPDF化されたファイル名は、「2015年03月10日03時45分15秒.pdf」というファイル名で作成されます。あるいは、ScanSnapの設定により「2015-03-10-03-45-15.pdf」または「20150310034515.pdf」の形式にすることも可能です。

いずれにしても○時○分○秒がファイル名に入ってしまい、自分がいつも作成するファイル名のルールとは異なりますので、いつものルールに整形したいところです。複数のファイルを1つ1つ手作業で整形するのは手間ですので、ツールを使って一括整形する方法をご紹介します。

Flexible Renamer（フレキシブル リネイマー）というソフトを使うと手間のかかるファイル名の整形を一括して行うことができます。

私は次のようにして「2015年03月10日03時45分15秒.pdf」→「2015.03.10.pdf」というファイル名に整形しています。

Flexible Renamerで、正規表現を使ってファイル名を整形すると、年月日の数字の部分だけを抜き出して、抜き出した部分に好きな文字を付け加えることができます。今回の例でいくと、正規表現で抜き出すには

([0-9]{4})年([0-9]{2})月([0-9]{2})日([0-9]{2})時([0-9]{2})分([0-9]{2})秒

をFlexible Renamerの「検索：」に入力します。抜き出した年月日の間に「.」（ピリオド）を追加するには、

$1\.$2\.$3

をFlexible Renamerの「置換：」に入力します。

これで、「2015年03月10日03時45分15秒.pdf」→「2015.03.10.pdf」へのファイル名の整形が完成します。

一日中、パソコンで仕事をしていますとマウスがどれくらい快適に使えるかで作業効率が変わってきます。作業効率に加えて、気分の良さも変わってきます。思い通りにマウスポインタを動かすことができるとパソコンで仕事をしていて気分が良いものです。

5,000円以上の高級なマウスになりますと、ずっしりと重量感があります。私も一時期、8,000円程度のロジクールマウスを使っていたのですがどうも自分には合いませんでした。合わなかった原因はそのマウスは重量感があったということです。そのマウスを使ってみてわかったことは、重量のあるマウスは細かいマウスの動きを行う作業には向かないということです。

重いマウスは1ピクセル、2ピクセルの細やかな動きをする際に、軽いマウスと比べて手首に負担がかかります。一日中パソコン仕事でマウスを長時間持っていると、その手首にかかる負担もバカになりません。軽いマウスの方が細かいマウス作業が楽に感じます。重いマウスを使用していてマウス操作がストレスだなあと日々感じている人は一度軽いマウスを試してみてください。

軽いマウスを選ぶ際のコツは、「軽いけどもサイズが大きいもの」を選ぶことです。マウスのサイズが大きいものの方が、小さいものに比べて操作しやすいので手首への負担が減ります。

As/Rのフォルダ連番作成について、次のような設定を行うと月毎や日毎でフォルダを一括作成することができます。

＞＞月毎作成

「数値の範囲」は、月ですので1～12にします。「桁数」はゼロ埋めをしたいので2桁にします。

＞＞日毎作成

○月○日という名称でフォルダを一括作成する方法です。

As/Rにはフォルダ名を連続した数字で一括して作成する機能があります。

作成手順は次の通りです。
新規作成から、「フォルダ作成」を選択します。


次のフォルダ作成画面が登場しますので、ここで「数値の範囲」と「桁数」の設定を行います。この設定は、数値が0から10までの11個のフォルダを作成して、桁数はそれぞれ、3桁になります。



「連番を挿入」を押します。
「OK」を押すと、連番フォルダが作成できます。


このように、手作業で1つ1つ作成することなく、一括で連番フォルダを作成することができます。

パソコンによっては、Dropboxを使用しているとAs/Rの動作が遅くなる場合があります。Dropboxをインストールすると、ファイルアイコンに、ファイルの状態がどうなっているか（更新済みか、更新中か）を示すシェルエクステンションが付きます。


このシェルエクステンションの状態を更新する処理のために、As/Rの動作が遅くなってしまっていると思われます。

シェルエクステンションを無効化（非表示）にするソフトがあり、それをインストールしてDropboxのエクステンションを無効化するとAs/Rの動作が改善します。その手順について以下、記載します。

まず、Webから「shexview」というソフトをダウンロードしてインストールします。起動すると次のような画面になります。


この画面から、名前の先頭が「Dropbox」となっている複数のアイコンを選択して、右クリックします。右クリックメニューから「Disable Selected Items」を選択します。


これで、As/RでもDropboxのエクステンションが無効化されました。As/Rの動作も改善します。

As/Rで現在アクセスしているフォルダ（カレントディレクトリ）を変更する方法はいくつかありまして、いくつかやり方を覚えておきますと作業が捗ります。

１．マウスの戻る・進むボタン

この操作は、As/RだけではなくWindowsエクスプローラーでも同様に機能します。マウスの戻るボタンは、現在フォルダの1つ前にアクセスしていたフォルダに移動し、進むボタンは、1つ先にアクセスしていたフォルダに移動します。マウス上で親指だけ動かせば済みますのでよく使うと思います。

２．As/Rの「上位フォルダへ移動」ボタン

パスが表示されているテキストボックスの左に、「上位フォルダへ移動」のボタンがありますのでこれをクリックすると現在フォルダの1つ上のフォルダに移動します。

３．As/Rの空白箇所でダブルクリック

As/Rの空白箇所でマウスをダブルクリックします。ダブルクリックしますと現在の上位フォルダへ移動します。２と同じ働きをしますが、空白場所であれば効きますのでマウスを「上位フォルダへ移動」ボタンまで移動させる手間を省くことができます。

コンピュータでフォルダを作成するときに顧客名の前に顧客コードを付けて、次のようにフォルダを作成することがあります。

1001_顧客A
1002_顧客B
1003_顧客C
1004_顧客D
1005_顧客E
1006_顧客F
1007_顧客G
1008_顧客H
1009_顧客I
1010_顧客J

このときに、1010_顧客Jのフォルダを、キーボードを使って選択状態にする方法があります。As/Rの設定を「インクリメントサーチ」にしてから、キーボードから「1010」を入力します。そうすると、1010_顧客Jのフォルダを選択状態にすることができます。

「インクリメントサーチ」にするには、「ツール」→「環境設定」→「キーボードモード」→「インクリメントサーチモード」です。


このインクリメントサーチモードにして、「1010」を入力します。そうすると、画面左下に「Search:1010」と表示されます。これは「1010」の文字列でインクリメントサーチを行ったということです。結果、カーソルが1010_顧客Jに当てられて選択状態となりました。

このインクリメントサーチモードは今回の例のようにファイルやフォルダにコード番号が付けられていて膨大な数のファイル・フォルダの中からコード番号を入力してダイレクトに選択したいときに役立ちます。税理士事務所内の顧客コードや、システム開発現場で設計コード、画面コードを利用している場合にはファイル・フォルダの選択にこのインクリメントサーチモードがうってつけです。

マウスでファイル操作を行っているときに、たまに起こるのがドラッグしたファイルを意図しないフォルダにドロップしてしまい、ファイルを見失ってしまうミスです。このミスは一般的に何というのかはわかりませんが、仮に「マウスがすべる」とでも名付けましょう。

As/Rの設定を使えば、このマウスがすべるミスを防止することができます。行う設定は、「ファイルのドロップを禁止する」です（正確には、「ファイルのドロップを許可する」のチェック外しです）。オプション画面から、次のチェックを外します。

この設定を行えば、As/R内でのマウスでのファイルの移動を禁止することができます。As/R内でのファイルの移動は、すべてキーボードで行います。Ctrl+Xで切り取り→Ctrl+Vで貼り付けによりキーボードでファイルを移動させます。

一方、As/Rアプリの外へのドラッグ＆ドロップは可能ですので、As/RからGmailへファイル添付をマウスで行うことが可能となり利便性は損なわれません。マウスのすべりでファイルの消失に困っている方は是非、このAs/Rを使うことをお勧めします。