弥生会計は、会計データファイルがWindows上の1ファイルとして取り扱われ、置き場所を自由に決められて、ファイルのダブルクリックでアプリが起動することができます。このことは、どのような利点をもたらすでしょうか？
【利点1】ファイルの共有にコストがかからない
Windows上の1ファイルとして取り扱われるということは、Windowsで実現できるファイル共有の仕組みを使って、弥生会計データファイルも共有できるということです。共有の方法は、社内LANであればWindowsが備えているフォルダ共有の仕組みが使えますし、会社外の人とファイル共有したい場合にはDropboxでファイル共有が可能です。これらの共有の方法は手間もほとんどかかりませんし、追加の費用もほとんどかかりません。特に威力を発揮するのが会社外の人とのファイル共有です。お客さんと会計データを共有をして共同で会計仕訳入力を行ったり、在宅ワークを希望する従業員と共有して、自宅でデータ入力を依頼することが簡単にできます。
【利点2】ファイルのバックアップにコストがかからない
Windows上の1ファイルとして取り扱われるということは、ファイルのバックアップにコストがかからない利点があります。他の会計ソフトの場合は、会計データファイルの置き場所が固定されていて、ソフトをインストールしたCドライブのProgramFile以下のフォルダでなければいけないとか、そもそもデータファイルがWindows上の1ファイルではなく、複数ファイルに分割されて複雑なデータの持ち方をしているので、アプリからバックアップ操作をしなければならないという状況であったりします。この場合、安全にバックアップを取るには一手間かかってしまうのですが、弥生会計の場合には、好きな場所にデータファイルを置けますのでいつもルーチンでバックアップを取っているフォルダの下に会計データファイルを配置させておけば、ルーチンのバックアップに組み込まれることになりますので、ファイルが失われてしまう心配は不要になります。
あるいは、Dropboxの対象データとしておけばDropboxが常にバックアップを取ってくれていますのでバックアップのタスクを組むことすら、必要ないということになります。
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以上のように弥生会計はWindows上の1ファイルとしてデータを持ってくれているおかげでDropboxやWindows機能との組合せでデータ管理がラクチンになります。